tugas 2 komunikasi bisnis

KOMUNIKASI BISNIS

Nama Anggota Kelompok :

1.Hendrika Manggug                   (54214898)

2.Indri Cahya Mailani Putri       (55214317)

3. Lisa Arliana                              (56214099)

4. Maria Aurelia Bere                  (56214375)

        5. Marizka  Dwi Cahyani             (56214409)

        6. Marlina Sity Priyati                 (56214417)

        7. Riris Yunita Sinaga                   (59214477)

MANAJENEN KEUANGAN

2DF01 

UNIVERSITAS GUNADARMA

I.JENIS-JENIS KOMUNIKASI

1) Komunikasi berdasarkan Penyampaian

Pada umumnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lain karena manusia tidak hanya makhluk individu tetapi juga makhluk sosial yang selalu mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang terampil berkomunikasi, oleh sebab itu dibutuhkan beberapa cara dalam menyampaikan informasi.

Berdasarkan cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi 2 ( dua ), yaitu :

a.       Komunikasi verbal ( Lisan )

Yang terjadi secara langsung serta tidak dibatasi oleh jarak , dimana kedua belah pihak dapat bertatap muka. Contohnya dialog dua orang. Yang terjadi secara tidak langsung akibat dibatasi oleh jarak. contohnya komunikasi lewat telepon.

b.      Komunikasi nonverbal ( Tertulis )

Naskah , yang biasanya digunakan untuk menyampaikan kabar yang bersifat kompleks. Gambar dan foto akibat tidak bisa dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

2) Komunikasi berdasarkan Prilaku

Komunikasi bedasarkan prilaku dapat dibedakan menjadi :

a.      Komunikasi Formal , yaitu komunikasi yang terjadi diantara organisasi atau perusahaan yang tata caranya sudah diatur dalam struktur organisasinya. Contohnya seminar.

b.      Komunikasi Informal , yaitu komunikasi yang terjadi pada sebuah organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi serta tidak mendapat kesaksian resmi yang mungkin tidak berpengaruh kepada kepentingan organisasi atau perusahaan. Contohnya kabar burung , desas-desus, dan sebagainya.

c.       Komunikasi Nonformal , yaitu komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal , yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut. Contohnya rapat mengenai ulang tahun perusahaan.

3) Komunikasi berdasarkan Kelangsungannya

Berdasarkan Kelangsungannya , komunikasi dapat dibedakan menjadi :

a.      Komunikasi Langsung , yaitu proses komunikasi dilakukan secara langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh adanya jarak.

b.      Komunikas Tidak Langsung , yaitu proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak ketiga atau bantuan alat - alat media komunikasi.

4) Komunikasi Berdasarkan Maksud Komunikasi

Berdasarkan maksud komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Berpidato

b. Memberi Ceramah

c. Wawancara

d. Memberi Perintah alias Tugas

Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi hal penentu , demikian pula kemampuan komunikator yang memegang peranan kesuksesan proses komunikasinya.

5) Komunikasi Berdasarkan Ruang Lingkup

Berdasarkan Ruang Lingkupnya , komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

a.       Komunikasi Internal, Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi 3 ( tiga ) macam , yaitu :

1.      Komunikasi vertikal yang terjadi di dalam bentuk komunikasi dari pemimpin kepada anggota , seperti perintah , teguran , pujian , dan sebagainya.

2.      Komunikasi horizontal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau perusahaan diantara orang - orang yang memiliki kedudukan sejajar .

3.      Komunikasi diagonal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau perusahaan diantara orang - orang yang memiliki kedudukan berbeda pada posisi tidak sejalur vertikal.

b.      Komunikasi Eksternal, Komunikasi yang terjadi antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada diluar organisasi atau perusahaan tersebut. Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk memperoleh pengertian , kepercayaan , bantuan dan kerjasama dengan masyarakat. Komunikasi dengan pihak luar bisa berbentuk :

1.      Eksposisi , pameran , promosi, dan sebagainya.

2.      Konferensi pers.

3.      Siaran televisi , radio dan sebagainya.

4.      Bakti sosial.

6) Komunikasi Bedasarkan Jumlah Yang Berkomunikasi

Komunikasi berdasarkan Jumlah yang berkomunikasi , dapat dibedakan menjadi :

·         Komunikasi Perseorangan , yaitu komunikasi yang terjadi dengan cara perseorangan atau individu antara pribadi dengan pribadi mengenai persoalan yang bersifat pribadi juga.

·         Komunikasi Kelompok , yaitu komunikasi yang terjadi pada kelompok mengenai persoalan - persoalan yang menyangkut kepentingan kelompok. Perbedaanya dengan komunikasi perseorangan yaitu komunikasi ini lebih terbuka dibandingkan dengan komunikasi perseorangan.

7) Komunikasi Berdasarkan Peranan Individu

Dalam komunikasi ini , peranan individu sangat mempengaruhi kesuksesan proses komunikasinya. Berikut beberapa macam komunikasi berdasarkan peranan individu, diantaranya :

·         Komunikasi antar individu dengan individu yang lain. Komunikasi ini terjadi secara nonformal maupun informal , individu bertindak sebagai komunikator mampu mempengaruhi individu yang lain.

·         Komunikasi antar individu dengan lingkungan yang lebih luas. Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.

·         Komunikasi antar individu dengan dua kelompok atau lebih. Pada komunikasi ini individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.

8) Komunikasi Berdasarkan Jaringan Kerja

Didalam suatu  organisasi atau perusahaan , komunikasi akan terlaksana berdasarkan sistem yang ditetapkan dalam jaringan kerja.

Komunikasi berdasarkan jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi :

·         Komunikasi jaringan kerja rantai , yaitu komunikasi terjadi menurut saluran hirarki organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

·         Komunikasi jaringan kerja lingkaran , yaitu komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti pola lingkaran.

·         Komunikasi jaringan bintang ,  yaitu komunikasi terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilewati lebih pendek.

9) Komunikasi Berdasarkan Ajaran Informasi

Komunikasi berdasarkan Ajaran Informasi dapat dibedakan menjadi :

·         Komunikasi satu arah , yaitu komunikasi yang berjalan satu pihak saja (one way Communication).

·         Komunikasi dua arah , yaitu komunikasi yang bersifat timbal balik (two ways communication).

·         Komunikasi ke atas , yaitu komunikasi yang terjadi dari bawahan terhadap atasan.

·         Komunikasi ke bawah , yaitu komunikasi yang terjadi dari atasan terhadap bawahan.

·         Komunikasi kesamping , yaitu komunikasi yang terjadi diantara orang yang mempunyai kedudukan sejajar.

II.TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Ø  Keuntungan menguasai teknologi informasi.

Kemajuan yang telah dicapai manusia dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) merupakan sesuatu yang patut kita syukuri karena dengan kemajuan tersebut akan memudahkan manusia dalam mengerjakan pekerjaan dan tugas yang harus dikerjakannya. Namun, tidak semua kemajuan yang telah dicapai tersebut membawa dampak positif. Diantara kemajuan yang telah dicapai tersebut ternyata dapat membawa dampak negatif bagi manusia. Dibawah ini akan dipaparkan dampak positif (keuntungan) dan negatif(kerugian) dari penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam bidang sosial, pendidikan, ekonomi, dan pemerintahan.

A. Dalam Bidang Sosial

Keuntungan :

1. Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.

Kerugian :

1. Dengan semakin pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah yang asalnya berupa face to face menjadi tidak. Hal ini dapat menyebabkan komunikasi menjadi hampa.

2. Seseorang yang terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung menjadi seseorang yang individualis.

3. Dengan pesatnya teknologi informasi baik di internet maupun media lainnya membuat peluang masuknya hal-hal yang berbau pornografi, pornoaksi, maupun kekerasan semakin mudah.

4. Kemajuan TIK juga pasti akan semakin memperparah kesenjangan sosial yang terjadi di masyarakat antara orang kaya dan orang miskin.

5. Maraknya cyber crime yang terus membayangi seperti carding, ulah cracker, manipulasi data dan berbagaicyber crime yang lainnya

1. Menurut Paul C Saettler dari California State University, Sacramento, Satu hal yang pasti, interaksi anak dan komputer yang bersifat satu (orang) menghadap satu (mesin) mengakibatkan anak menjadi tidak cerdas secara sosial.

B. Dalam Bidang Pendidikan

Keuntungan :

1. Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.

2. Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.

3. Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.

4. Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.

Kerugian :

1. Kemajuan TIK juga akan semakin mempermudahterjadinya pelanggaran terhadap Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) karena semakin mudahnya mengakses data menyebabkan orang yang bersifat plagiatis akan melakukan kecurangan.

2. Walaupun sistem administrasi suatu lembaga pendidikan bagaikan sebuah system tanpa celah, akan tetapi jika terjadi suatu kecerobohan dalam menjalankan sistem tersebut akan berakibat fatal.

3. Salah satu dampak negatif televisi adalah melatih anak untuk berpikir pendek dan bertahan berkonsentrasi dalam waktu yang singkat (short span of attention).

C. Dalam Bidang Ekonomi

Keuntungan :

1. Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.

2. Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan

3. Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.

Kerugian :

1. Dengan mudahnya melakukan transaksi di internet menyebabkan akan semakin memudahkan pula transaksi yang dilarang seperti transaksi barang selundupan atau transaksi narkoba.

2. Hal yang sering terjadi adalah pembobolan rekening suatu lembaga atau perorangan yang mengakibatkan kerugian financial yang besar.

D. Dalam Bidang Pemerintahan

Keuntungan :

1. Tenologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.

2. e-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.

3. Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

Kerugian :

1. Semakin bebasnya masyarakat mengakses situs pemerintah akan membuka peluang terjadinya cyber crime yang dapat merusak system TIK pada e-government. Misalnya kasus pembobolan situs KPU ketika penyelenggaraan Pemilu oleh seorang cracker

Ø  Pemanfaatan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.

Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu perusahaan yang dapat menangani akan hal itu diberbagai situasi yang menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana bisa semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi ( ICT ). 

Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi (suara, data dan informasi) yang lebih lebih cepat guna mempertahankan pelanggan, pemasok, dan, bahkan, dalam menghadapi persaingan. 

Telepon Sebagai media Komunikasi Bisnis. 

Pada awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan dengan menggunakan suatu perangkat komunikasi yang disebut telepon, dimana dengan alat ini para pelaku bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya. 

Internet sebagai salah satu media Komunikasi Bisnis 

       l  Pengertian Internet 

Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif. 

       l  Manfaat internet 

Secara umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses ke internet.

Berikut ini sebagian dari apa yang tersedia di internet: 

1. Informasi untuk kehidupan pribadi :kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan pribadi, rohani, sosial. 

2. Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja :sains, teknologi, perdagangan, saham, komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum komunikasi. 

Satu hal yang paling menarik ialah keanggotaan internet tidak mengenal batas negara, ras, kelas ekonomi, ideologi atau faktor faktor lain yang biasanya dapat menghambat pertukaran pikiran. Internet adalah suatu komunitas dunia yang sifatnya sangat demokratis serta memiliki kode etik yang dihormati segenap anggotanya. Manfaat internet terutama diperoleh melalui kerjasama antar pribadi atau kelompok tanpa mengenal batas jarak dan waktu.

Untuk lebih meningkatkan kualitas sumber daya manusia di Indonesia, sudah waktunya para profesional Indonesia memanfaatkan jaringan internet dan menjadi bagian dari masyarakat informasi dunia. 

Situs web perusahaan misalnya, menyediakan berbagai informasi. Banyak perusahaan dewasa ini menggunakan situs web unutk mengiklankan produk, menerima pesanan produk, meminta umpan balik pelanggan dan menerima karyawan. Mereka juga menggunakan internet untUk berkomunikasi dengan kelompok terpilih (pilihan).Salah satu penggunaan internet sebagai media komunikasi bisnis adalah dengan penggunaan email, karena email adalah sarana internet yang bisa menyajikan tulisan

Selain itu, manfaat teknologi informasi dan komunikasi lainnya adalah:

1. Dukungan dalam Pembelajaran

2. Kemudahan dalam Berkomunikasi

3. Membantu Pekerjaan Manusia Lebih Mudah

4. Membantu dalam Bidang Penerbangan

5. Meningkatkan Produktivitas dalam Kerjaan

Ø  Pengaruh pemanfaatan teknologi informasi informasi dalam pengambilan keputusan

Membuat keputusan (decision making).
Membuat keputusan (decision making) adalah suatu proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada. Jadi, membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.
Di sini seorang Wirausaha harus cepat mengambil suatu keputusan agar dapat menggunakan kesempatan sebaik-baiknya. Wirausaha yang ingin maju dalam bisnisnya, harus dapat memutar akal dengan mengandalkan intuisi, ide-ide yang penuh kreatif dan inovatif. Mereka juga harus memandang persoalan dalam konteks yang lebih luas, sambil mengingat bahwa keputusan-keputusan utama akan mempunyai akibat-akibat jangka panjang atas operasi bisnisnya. Seorang wirausaha diharapkan lebih aktif dalam dan lebih kreatif, karena ia harus membuat keputusan (decision making) tanpa bantuan data-data kuantitatif (data聽berbentuk angka-angka) atau dukungan staf yang berpengalaman.
Keberhasilan seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan membuat keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun. Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus cepat disadari dan diambil tindakan pembetulannya.
Dalam perusahaan besar, biasanya pembuatan dan pengambilan keputusan itu didasarkan atas dasar data-data dan dokumentasi perusahaan yang terdapat dalam survei, laporan usaha, dan sebagainya. Informasi ini biasanya telah dihimpun dengan cara yang sudah ditentukan, sesuai dengan teknik-teknik pemecahan masalah.
Adapun pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:

1. Terlebih dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.

2. Identifikasi, bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika, penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.

3. Keberanian dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan

4. Bersedia untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.

5. Ambillah risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar

6. Dalam keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah berhasil pada masa lampau.

7. Jauhilah keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang sekarang.

8. Keputusan perlu diuji cobakan dahulu.

Seorang wirausaha harus memulai menerapkan keputusan, semua keragu-raguan dan ketidakpastian haruslah dibuang jauh-jauh. Jika anda dihadapkan pada alternatif harus memilih, maka buatlah pertimbangan-pertimbangan yang matang. Kumpulkan berbagai informasi dan boleh meminta pendapat orang lain. Setelah itu, ambil keputusan dan jangan ragu-ragu. Dengan berbagai alternatif yang ada dalam pikiran, para wirausaha akan dapat mengambil keputusan yang terbaik. Banyak faktor yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan (decision making), diantaranya motivasi, persepsi, dan proses belajar.
Dalam proses pembuatan keputusan, kenyatannya ada Wirausaha yang mampu mengambil keputusan berdasarkan pengalaman, dan ada pula Wirausaha yang berperilaku membuat keputusan secara otomatis. Jika keputusan diambil berdasarkan pada pengalaman masa lalu, hendaknnya tergantung juga pada tempat, waktu, pendidikan Wirausaha, dan sebagainya.

1.Seorang Wirausaha yang kreatif adalah yang pandai mengambil keputusan- keputusan yang tepat dalam bisnisnya.

2. Seorang Wirausaha suksesnya tergantung pada kemampuan mengambil keputusan yang meningkatkan kemampuan meningkatkan laba bisnis pada masa mendatang.

3.Seorang wirausaha yang ingin maju sangat tergantung pada ekspentasi masa depan dan keberlanjutan bisnisnya.

Faktor dan pertimbangan membuat keputusan
Dalam mengelola bisnisnya, para wirausaha harus membuat keputusan akhir dengan memperhatikan faktor-faktor dan pertimbangan berikut:

l  Ukuran dan kompleksitas bisnis.

2  Harapan mengenai pertumbuhan dan perkembangan bisnis.

3  Fasilitas jasa yang tersedia di daerah untuk berbagai instalasi sistem.

4  Kualitas dan kuantitas dari staf yang tersedia untuk pelbagai jenis system dan fasilitas latihan yang tersedia.

5  Jumlah transaksi yang harus diproses.

6  Faktor-faktor keuangan.

III. PERENCANAAN PERAN PESAN-PESAN BISNIS

Ø  Analisis Audience

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

a. Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

b. Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

d. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

e.Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

f. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

1.Temukan apa yang ingin diketahui audiens

Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.

2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.

3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What, Why, When, Where, dan How).

4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.

5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.

g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

Ø  Penentuan ide pokok

Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah ,merupakam ide-ide pendukung (supporting idea).Topic dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topic adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangakan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens.

Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kretifitas. Ada tiga teknik atau cara yang dapat di perlukan untuk menentukan ide pokok :

1.      Brainstorming

Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarka pikiran mencari bebrbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih berfariatif, baru dan orisinil.

2.      Petunjuk atasan

Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.

3.      Kebiasaan

Untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relative sama. Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan kebiasaan.

Ø  Seleksi saluran dan media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

·         Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Komunikasi lisan	Komunikasi tertulis
Ø  Anda menginginkan umpan balik segera dari audien. Ø  Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti . Ø  Anda tidak memerlukan catatan permanan Ø  Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis. Ø  Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.	Ø  Anda tidak memerlukan unpan balik segera. Ø  Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati. Ø  Anda memerlukan catatan permanen. Ø  Anda ingin mencapai audiens yang luas Ø  Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

Media pada saluran lisan	Media pada saluran
Ø  Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi) Ø  Telpon, voice mail Ø  Radio, televisi, Computer Ø  Pita audio dan video Ø  Teleconference Ø  Video conference	Ø  Surat, memo, laporan, proposal Ø  Elektronik mail / email Ø  Telepon (sms) Ø  Computer Ø  Faks Ø  Telegram Ø  Pos biasa dan khusus

Ø  Penentuan tujuan

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

            Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

1. Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

2. Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3. Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

Ø  Penentuan proses komposisi

Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :

1. Perencanaan

Dalam fase perencanaan ( planning phase ), dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampiakan, dan slauran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.

2. Pengorganisasian

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyususnan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3. Revisi

Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kaliamat , maupun paragraf perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar. Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapaiseefektif mungkin.

Sumber data:

1. http://www.ilmusahid.com/2015/09/pengertian-komunikasi-tujuan-komunikasi.html

2. http://47ariesta.blogspot.co.id/2015/06/teknologi-informasi-dalam-komunikasi.html

3. http://msvebrya.blogspot.co.id/2012/01/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html